Notre prestation
Coordination des prestataires
Un seul fil conducteur entre traiteur, fleuriste, photo et musique.
Ce que comprend cette prestation
Un mariage mobilise une dizaine de corps de métier — parfois plus. Sans fil conducteur, les emails se contredisent et les horaires se chevauchent. Helvétique Mariage assume la coordination prestataires : briefs unifiés, réunions techniques, plannings partagés et arbitrages le jour même. Vous gardez la décision finale ; nous portons la charge opérationnelle. Premier échange offert. Forfait sur devis selon le nombre d'intervenants et la durée du mandat. Réponse en règle générale sous un à deux jours ouvrés. Cette prestation peut débuter après vos propres recherches : nous reprendons les fils existants sans imposer une refonte systématique des contrats déjà signés. Cette prestation peut être combinée avec un mandat Jour J ou rester limitée à la phase préparatoire selon votre choix. Les versions PDF et papier du planning sont remises au lieu et à chaque tête de poste la veille au plus tard. Les versions successives du planning sont numérotées pour éviter qu'un prestataire travaille sur une ancienne mouture. Les conflits d'horaire entre montage floral et mise en place traiteur sont arbitrés en réunion technique avec le régisseur du domaine. Premier échange offert pour inventorier vos contrats existants. Mandat coordination sur devis après inventaire. Contact via formulaire.
En Suisse romande, chaque canton a ses usages, saisons et lieux : nous intégrons cette lecture locale dès la phase de cadrage pour votre coordination des prestataires.
Brief unique
Un document central reprend palette, horaires, contacts et contraintes techniques — hauteur sous plafond pour le floral, accès électrique pour le DJ, etc. Chaque prestataire signe sa lecture pour limiter les malentendus. Les plannings partagés indiquent qui monte quoi et à quelle heure ; les chevauchements sont résolus avant la veille.
Réunions techniques
Avant le Jour J, une visite commune sur site avec traiteur, fleuriste et régisseur lumière aligne les montages. Les conflits d'espace — arche versus photobooth — sont tranchés en amont. Nous rappelons aux prestataires les règles du lieu — feu, bruit, démontage — pour éviter des amendes ou tensions avec le propriétaire.
Astreinte le jour même
Nous restons le numéro unique pour les prestataires le jour de la fête. Les mariés ne reçoivent pas dix appels simultanés ; nous filtrons et découpons. Pas de garantie d'absence totale d'imprévu, mais une chaîne de commandement claire. Un compte-rendu post-événement liste les retours matériels et factures en suspens pour clôturer proprement le dossier. Les contacts de secours — plombier, électricien du domaine — figurent sur le planning partagé.
Timeline partagée
Un planning horaire unique est diffusé la veille ; chaque prestataire confirme sa lecture. Les numéros d'astreffe sont testés. En cas de retard livraison, nous activons le plan B défini en amont — autre véhicule, autre entrée — sans alarmer la salle. Un canal messagerie dédié peut être ouvert la semaine de l'événement — option sur devis. Après l'événement, nous vérifions retours matériel, factures finales et éventuels litiges mineurs avec les prestataires dans la limite du mandat signé. Réponse en règle générale sous un à deux jours ouvrés ; forfait coordination chiffré individuellement.
Sur devis · indicatif · sur devis après échange · hors prestataires tiers (lieu, traiteur, photo…) · premier entretien offert · pas de forfait marketing fixe · nombre d'intervenants et phase du projet
Parlons de votre projet
Un premier échange offert permet de vérifier si cette prestation correspond à votre étape et à votre canton.
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